Kinh nghiệm chuyển văn phòng quan trọng bạn nên biết

Mỗi khi chuyển văn phòng, có rất nhiều thứ phải lo lắng. Đó là về thủ tục với địa điểm cũ, tìm kiếm địa điểm mới, quá trình di chuyển,…  trong văn bản,Chuyển văn phòng Kiến Vàng sẽ cho bạn Kinh nghiệm chuyển văn phòng quan trọng.Như vậy, quá trình di chuyển sẽ tiết kiệm chi phí và diễn ra nhanh chóng, thuận tiện hơn.

1. Kinh nghiệm chuyển văn phòng – Tìm văn phòng mới

 Sau đây là một số tiêu chí để bạn xác định nhu cầu và lựa chọn văn phòng với đặc điểm phù hợp:

• Mục đích thuê văn phòng mới là gì: mở rộng hay thu hẹp không gian làm việc? Kế hoạch kinh doanh hiện tại và tương lai của công ty có ảnh hưởng đến yêu cầu tìm văn phòng mới không?
• Ngân sách: Chi phí thuê văn phòng mới mỗi tháng là bao nhiêu? Chi phí thuê dịch vụ chuyển văn phòng là bao nhiêu?
• Kinh nghiệm chuyển văn phòng mới cần lưu ý đến các yếu tố: giao thông, chỗ để xe, mục đích sử dụng ngay hay thiết kế lại, hệ thống điện nước, an toàn phòng cháy chữa cháy, thang máy… và sắp xếp cụ thể thời gian lên kế hoạch kinh nghiệm chuyển văn phòng.
• Khi nào: Thời điểm chấm dứt hợp đồng với địa điểm cũ, thời gian chuẩn bị chuyển văn phòng mới, ngày tốt chuyển,…
• Các vấn đề khác: Phong thủy, cửa hàng dịch vụ ngoại vi,…
• Nghiên cứu kỹ lưỡng một số địa điểm, so sánh giá cả và các vấn đề xung quanh để lựa chọn thuê văn phòng phù hợp nhất.
• Sau khi đã thuê được một không gian phù hợp, bạn sẽ cần thiết kế hoặc nâng cấp, sơn, sửa chữa và dọn dẹp trước khi có thể chuyển đến văn phòng.
• Tạo bản đồ vị trí cho nhân viên và phòng ban trong văn phòng mới
• Việc tìm kiếm văn phòng mới nên bắt đầu ít nhất 2 tháng trước khi chuyển đi. Và chốt vị thế cuối cùng trước 1 tháng. Dành đủ thời gian để chuẩn bị chuyển đến và các thủ tục liên quan khác.

Mời bạn đọc xem thêm Bảng giá chuyển nhà Bắc Nam

2. Kinh nghiệm chuyển văn phòng công ty – các bước cụ thể

2.1. Một tháng trước khi chuyển đi 

• Chọn ngày chuyển văn phòng Kinh nghiệm quan trọng. Tuy nhiên, nên ưu tiên lựa chọn những khoảng thời gian ít ảnh hưởng nhất đến hoạt động kinh doanh. Vì khi thay đổi nơi làm việc, giao dịch chắc chắn bị đứt đoạn và nhân viên của bạn sẽ khó tập trung giao dịch với khách hàng. Thời điểm lý tưởng sẽ là các ngày cuối tuần, hoặc các tháng ít giao dịch (khoảng Tết Nguyên Đán, tháng 7,…)
• Liệt kê đồ đạc cần chuyển, số lượng nhân viên, đường dây điện thoại hiện có cần chuyển tại văn phòng mới.
• Thu dọn đồ đạc, bàn ghế không sử dụng, giảm gánh nặng di chuyển, tiết kiệm chi phí chuyển văn phòng, tạo thu nhập cho công ty.
• Bàn giao, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ, hợp đồng internet, điện, nước, wifi, chuyển phát mail…
• thực hiện Thủ Tục Chuyển Văn Phòng Công Ty Như kê khai thuế, nộp hồ sơ đăng ký công thương, đăng ký lại thông tin cơ quan thuế,…
• Trong quá trình giao dịch với khách hàng, cần thông báo công ty đang chuẩn bị chuyển văn phòng công ty, để không làm khách hàng bất ngờ.
• Theo kinh nghiệm chuyển văn phòng của Kiến Vàng, cần phân công nhiệm vụ cho nhiều bộ phận. Trong trường hợp bình thường, mỗi phòng nên có một người đặc biệt chịu trách nhiệm tổng quan, thuận tiện cho việc sắp xếp và quản lý. Kinh nghiệm chuyển văn phòng

2.2. Một đến hai tuần trước ngày chuyển đi

• Lần lượt thay đổi địa chỉ tài liệu, công văn, hợp đồng, danh thiếp, mọi thông tin liên quan đến địa chỉ công ty trên website.
• Thông báo công khai thay đổi địa chỉ văn phòng cho khách hàng qua email, điện thoại, website, mạng xã hội Facebook, Zalo, Instagram…
• Yêu cầu nhân viên thu dọn đồ đạc cá nhân. Giữ các tài liệu quan trọng và các mặt hàng khác ngăn nắp. Đồng thời ghi chú cụ thể để tránh nhầm lẫn.
• Kinh nghiệm chuyển văn phòng quan trọng: Trước khi chuyển đi 1 tuần, cả nơi đi và nơi đến đều cần liên hệ với tòa nhà để xin phép sử dụng thang máy và xuống tầng hầm.

2.3. Ngày chuyển nhà

• 4 vị trí quan trọng được yêu cầu. Thống đốc. Người này sẽ chịu trách nhiệm phối hợp với đơn vị chuyển địa điểm, giải quyết các vấn đề phát sinh và báo cáo kịp thời cho ban lãnh đạo công ty. Ngoài ra, mỗi đầu cần phân công 2 giám sát viên: văn phòng cũ và văn phòng mới. Cuối cùng, một người hộ tống (đi theo người kinh nghiệm chuyển văn phòng) để đảm bảo rằng không có đồ đạc nào bị mất và mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch. Kinh nghiệm chuyển văn phòng
• Việc di dời cần được tiến hành tuần tự từ từng bộ phận. Làm xong phòng này mới chuyển sang phòng khác để đồ đạc không bị lẫn lộn.
• Thông báo cho người quản lý ngay lập tức về bất kỳ mối quan tâm nào. Nếu đồ bị hư hỏng, mất mát thì hai bên phải ký vào biên bản chứng minh để làm căn cứ giải quyết sau này.
• Doanh nghiệp của bạn có trách nhiệm dọn dẹp văn phòng cũ sau khi bạn chuyển đi. Trả lại trạng thái tốt nhất cho host. Đây là điều mà một công ty chuyên nghiệp nên làm.