Nội dung chính bài viết
Kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết là điều đầu tiên bạn cần chuẩn bị sau khi đưa ra quyết định chuyển địa điểm. Dựa vào danh sách công việc và thời gian biểu đã cho, bạn sẽ biết việc gì cần làm trước, việc gì sau, cần chuẩn bị những gì…
Nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế là có vô số việc phải làm khi lập kế hoạch chuyển văn phòng, từ việc rất quan trọng đến việc không tên. Danh Sách Việc Cần Làm Khi Chuyển Nhà đặt bạn trong toàn quyền kiểm soát. Kế hoạch di dời càng chi tiết thì việc di dời nơi làm việc càng suôn sẻ, không bị thất thoát đồ đạc, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp.
Khi quyết định chuyển văn phòng
- Lựa chọn và tìm kiếm văn phòng mới phù hợp: Ở nước ta, đặc biệt là Hà Nội và Sài Gòn, số lượng văn phòng cho thuê rất nhiều. Tuy nhiên, việc tìm kiếm một văn phòng cho thuê phù hợp với yêu cầu và ngân sách của doanh nghiệp không phải là điều dễ dàng. Giá cả ngày càng đắt đỏ nên bạn cần cân đối ngân sách và có đội ngũ chuyên săn tìm, khảo sát văn phòng, thương lượng giá cả… để chọn được vị trí ưng ý. Điều này đôi khi mất vài tháng.
- Thực hiện Thủ Tục Chuyển Văn Phòng Công Ty : Khi đã chọn được địa chỉ văn phòng mới, bạn cần làm các thủ tục hành chính như kê khai, đăng ký lại tại cơ quan thuế, phòng đăng ký kinh doanh, đóng dấu lại,… Thông thường bộ phận kế toán, quản trị viên có kinh nghiệm sẽ đảm nhận việc này.
Lập kế hoạch một tháng trước khi di chuyển
Phân chia trách nhiệm rõ ràng
Khi lập kế hoạch chuyển văn phòng, điều cực kỳ quan trọng là phải phân công nhiệm vụ và tránh chèn ép và bỏ sót. Do đó, trước hết, cần chỉ định một người đặc biệt chịu trách nhiệm hoàn toàn cho toàn bộ quá trình chuyển văn phòng. Sau đó, người này sẽ phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận, nhóm hoặc cá nhân dựa trên công việc tồn đọng được liệt kê bên dưới, đồng thời giám sát để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.
Chọn ngày chuyển nhà, chuyển văn phòng
Theo kinh nghiệm chuyển văn phòng Đối với Kiến Vàng, nên ưu tiên chuyển nhà vào cuối tuần hoặc ngày lễ, tết để hạn chế gián đoạn công việc. Nếu doanh nghiệp của bạn coi trọng yếu tố Phong Thủy, bạn có thể tham khảo để biết thêm thông tin Danh Sách Ngày Tốt Chuyển Văn Phòng Ngoài ra, kế hoạch chuyển văn phòng theo phòng ban và theo giai đoạn cũng là giải pháp chung của nhiều công ty hiện nay.
✧✧✧XEM THÊM BÀI MỚI ✧✧✧
Mời bạn đọc xem thêm Bảng giá chuyển văn phòng
Thông Báo Kế Hoạch Chuyển Văn Phòng
Khách hàng của bạn cần biết sớm về những thay đổi về địa điểm giao dịch để họ có thể sắp xếp phù hợp. Bạn có thể thông báo trong quá trình làm việc, đăng bài trên website, fanpage facebook, gọi điện, gửi email hay nhắn tin,… Bạn không nên lơ là khâu này nếu không muốn mất đi những khách hàng quan trọng.
Sửa đổi thông tin địa chỉ
Địa chỉ văn phòng gắn liền với nhiều thông tin quan trọng khác nên bạn cần cập nhật ngay hoặc chọn thời điểm thích hợp để thay đổi: địa chỉ hiển thị trên website hoặc trong bài viết, lệnh sửa hoặc làm lại cờ, sửa thông tin tài liệu mềm – hợp đồng hiện có, chữ ký Email điện tử cơ bản, in lại danh thiếp nhân viên… Kế hoạch chuyển văn phòng
Thông báo ngừng hoặc chuyển đổi dịch vụ
Hãy liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ cho công ty bạn và thông báo kế hoạch di dời văn phòng: dừng hợp đồng hay chuyển địa chỉ sử dụng? . Ví dụ như mạng điện thoại, wifi, điện, nước, chuyển phát thư… Kế hoạch chuyển văn phòng
Liệt kê các đồ vật cần di chuyển và dọn dẹp (checklist)
Danh sách càng chi tiết thì khả năng thất lạc, thất lạc hoặc bỏ sót càng ít. Điều này nên được chỉ định cho từng bộ phận tự liệt kê. Người quản lý nên liệt kê những đồ dùng văn phòng thường xuyên sử dụng và có giá trị cao. Người này cũng sẽ phân loại danh sách đồ đạc cuối cùng sẽ được chuyển đi, và trình lãnh đạo xem xét những món đồ nào cần thanh lý để giảm khối lượng vận chuyển. Kế hoạch chuyển văn phòng
Lập kế hoạch thiết kế và lắp đặt văn phòng mới
Bắt đầu với cái nhìn tổng thể về từng phòng ban dựa trên đồ đạc cần chuyển, quy mô diện tích và thiết kế của văn phòng mới.
Ví dụ phòng tổng đài doanh nghiệp thường ồn ào thì nên chọn hook độc lập với máy kế toán, IT,… để thợ động có thể lắp chính xác ngay từ đầu, không cần tốn công. thời gian di chuyển nhiều lần. Kế hoạch chuyển văn phòng
Thanh lý đồ cũ – kế hoạch chuyển văn phòng
Là một bước rất quan trọng trong một kế hoạch di dời văn phòng. Thanh lý những đồ đạc không còn thực sự cần thiết như bàn ghế hỏng, máy móc… Nhiều doanh nghiệp cũng quyết định bán những đồ đạc, thiết bị cũ (dù vẫn còn sử dụng được). Mua thương hiệu mới. Điều này giúp tiết kiệm chi phí di chuyển, nhân công và thời gian, đồng thời thay đổi diện mạo cho văn phòng và tạo ra sức sống mới ở nơi mới chuyển đến. Kế hoạch chuyển văn phòng
Lựa chọn và liên hệ dịch vụ chuyển nhà uy tín
Chuyển văn phòng là một dự án lớn và quan trọng, vì vậy bạn cần tìm kiếm một công ty chuyển văn phòng có thương hiệu, kinh nghiệm và sự chuyên nghiệp trong các quy trình và chính sách. Tốt nhất bạn nên tìm khoảng 3-5 căn để so sánh lựa chọn. Dự án di dời văn phòng càng lớn càng kỹ lưỡng, cần kiểm tra báo giá, thậm chí mời thầu.
Sau khi chọn được công ty, hai bên cùng thảo luận phương án tốt nhất cho việc di dời trụ sở và lập danh sách công việc cụ thể cho việc di dời văn phòng. Kế hoạch chuyển văn phòng
Lập kế hoạch chuyển văn phòng mới
- Thời gian chính xác: Doanh nghiệp và công ty chuyển nhà của bạn có thể đã ấn định thời gian chuyển nhà. Tuy nhiên, không thể loại trừ khả năng thay đổi thời gian chờ. Vì vậy, hãy xác định lại ngày giờ cụ thể để đảm bảo tính nhất quán!
- Mua sắm thêm các trang thiết bị cần thiết cho kế hoạch chuyển văn phòng mới: Có ngay số lượng lớn máy móc, nội thất lớn không mua được. Nghiên cứu giá cả, duyệt, đặt hàng, chờ giao hàng đều mất thời gian… nên việc này nên được thực hiện trước ngày giao hàng một tuần hoặc hơn. Địa chỉ giao hàng chắc chắn là văn phòng mới của bạn!
- Sẵn sàng cho ngày chuyển văn phòng: Nếu công ty là quầy lễ tân, hãy tìm chỗ đậu xe tải gần nhất có thể. Kế hoạch chuyển văn phòng
Nếu văn phòng của bạn ở nhà cao tầng thì còn nhiều việc phải làm hơn như: (đối với việc chuyển nhà, chuyển địa điểm)
- Vui lòng cho phép nhân viên ra vào tòa nhà.
- Xin phép sử dụng thang máy.
- Vui lòng sử dụng tầng hầm của tòa nhà, nếu xe tải không vào được hầm thì phải tìm chỗ để xe khác phù hợp.
- Nội thất đóng gói: Nếu doanh nghiệp của bạn thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, họ sẽ đảm nhận các công việc đóng gói chính (đồ đạc lớn, máy móc, v.v.). Tuy nhiên, chúng tôi khuyến khích mỗi nhân viên của công ty đóng gói đồ đạc và tài liệu cá nhân của họ. Viết tên trên mỗi hộp để tránh nhầm lẫn. Hồ sơ của công ty cũng nên do nhân viên tự đóng gói, vì chỉ có họ mới biết rõ nhất sự cần thiết và liên quan của những hồ sơ này, giúp quá trình sắp xếp văn phòng mới thuận lợi hơn. Kế hoạch chuyển văn phòng
- sẵn sàng cho văn phòng mới của bạn: Một ngày trước khi chuyển đi, hãy đảm bảo văn phòng mới sạch sẽ, không có bụi bẩn hoặc cặn và sẵn sàng chuyển đến.
Sử dụng dịch vụ lưu trữ: Trong trường hợp có vấn đề về thời gian bàn giao văn phòng cũ và mới, bạn có thể “chữa cháy” thuê dịch vụ lưu trữ để lưu trữ tạm thời. Tốt nhất là sử dụng dịch vụ di chuyển đi kèm với kho lưu trữ, vì sử dụng nhiều đơn vị nhỏ có thể dễ dàng làm xáo trộn kế hoạch của bạn. bạn có thể tham khảo dịch vụ lưu trữ di động Bởi Kiến Vàng.
