Quy trình quản lý kho đúng cách, an toàn

Quy trình quản lý kho là một trong những hoạt động quan trọng nhất của cửa hàng, có thể theo dõi và kiểm soát tối ưu số lượng hàng hóa. Cửa hàng thương mại cần tuân thủ quy trình quản lý kho để mang lại hiệu quả tối đa và tránh rủi ro, thất thoát.

Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu Quy trình quản lý kho ISO/Quy trình nghiệp vụ quản lý kho và cách áp dụng vào thực tế qua bài viết dưới đây nhé!

Quản lý kho nghĩa là gì?

Thực hiện các phương pháp quản lý kho bán lẻ hiệu quả sẽ giúp đơn vị kinh doanh kiểm soát và quản lý các hoạt động của kho từ khi hàng hóa, nguyên vật liệu nhập kho đến khi xuất đi.

Quy trình quản lý kho cơ bản sẽ bao gồm 7 bước sau: nhập kho, nhập kho, lấy hàng, bốc dỡ, trả hàng, kiểm tra và báo cáo kiểm toán.

7 bước tối ưu hóa quản lý kho hàng này sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền và tối ưu hóa không gian lưu trữ trong kho hàng của mình.

Tại sao bạn cần một quy trình quản lý hàng tồn kho?

• Khi bạn có quy trình quản lý kho hiệu quả và chuẩn hóa, bạn sẽ tối ưu được thời gian và chi phí quản lý kho và xử lý đơn hàng.
• Khi nhập xuất tồn biến động nắm bắt nhanh số lượng tồn kho của từng mặt hàng.
• Giúp giảm tỷ lệ trả lại hàng bằng cách quản lý lý do trả lại hàng để giải quyết nguyên nhân cốt lõi của vấn đề.
• Quy trình quản lý kho chính xác, các báo cáo kho, báo cáo thu nhập, báo cáo lãi lỗ cũng sẽ được tính toán chính xác.
• Sử dụng tối đa diện tích kho bãi giúp hạn chế thất thoát, hư hỏng hàng hóa trong quá trình lưu kho.
• Việc tối ưu hóa thời gian lấy hàng, đóng gói giúp xử lý đơn hàng nhanh chóng, nâng cao hiệu quả bán hàng.

Quy Trình Quản Lý Kho Tiêu Chuẩn Cho Cửa Hàng Bán Lẻ

Như đã nói ở trên, quy trình quản lý kho hàng sẽ bao gồm 7 bước bao gồm lưu trữ, bảo quản, lấy hàng, đóng gói, trả hàng, kiểm tra và báo cáo. Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO và cách tối ưu hóa các bước này để giúp bạn quản lý kho của mình một cách hiệu quả.

Bước 1: Vào Nhập Kho Hàng

Nhập kho là công việc đầu tiên trong quy trình quản lý kho và là bước quan trọng nhất giúp quản lý hàng tồn đúng cách.

Để có một quy trình nhập kho chính xác, bạn cần kiểm tra và nhận đúng sản phẩm với số lượng chính xác vào đúng thời điểm.

Nếu không thực hiện nghiêm túc có thể dẫn đến kiểm kê sai và ảnh hưởng đến bước tiếp theo.

Việc nhập kho chu đáo cũng sẽ giúp bạn lọc bỏ những sản phẩm hư hỏng, tránh thất thoát, thiệt hại cho cửa hàng khi kinh doanh sau này.

Để tối ưu hóa các bước nhập kho, khi liên hệ với nhà cung cấp, bạn có thể đưa ra một số yêu cầu về đóng gói như:

• Số lượng mỗi hộp
• Vị trí dán nhãn và thông tin yêu cầu về nhãn
• Về kích thước, trọng lượng tối đa một hộp

Khi nhận hàng, người giao hàng cần mang theo phiếu giao hàng của nhà cung cấp. Bao gồm đầy đủ thống kê chủng loại, số lượng từng mặt hàng, thời gian giao hàng, và xác nhận của chủ cửa hàng cung cấp.

Người nhận hàng sẽ kiểm tra niêm phong từng thùng hàng, đồng thời kiểm đếm số lượng hàng hóa rồi bốc dỡ. Cuối cùng, Quý khách xác nhận vào biên lai số lượng hàng đã nhận, tình trạng hàng hóa (mã hàng, số seri, số lô… nếu có yêu cầu) và gửi lại nhà cung cấp 1 liên.

Bước 2: Lưu trữ

Sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp, bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho là nhận hàng. Sau khi nhận hàng phải sắp xếp hàng hóa trong kho một cách hợp lý sao cho khoa học và hợp lý.

Điều này không chỉ giúp bạn sắp xếp kho hàng của mình nhanh hơn và tối đa hóa không gian kho hàng mà còn giúp bạn dễ dàng tìm và lấy các mặt hàng khi chúng được giảm giá.

Nhập kho là một bước dễ bị bỏ qua trong quy trình quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên, đó là một bước để quản lý kho hiệu quả hơn.

Khi xếp dỡ hàng hóa lên kệ kho nên xếp 1 mặt hàng lên cùng 1 kệ. Để tiết kiệm thời gian tìm kiếm và giảm nhầm lẫn khi lấy hàng.

Nếu không có nhiều không gian, bạn có thể sắp xếp mỗi hàng trong kệ với một sản phẩm khác nhau.

Bước 3: Nhận hàng – Quy trình quản lý kho

Lấy hàng là hành động thu thập hàng tồn kho để hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng. Đây là bước tốn kém nhất trong quy trình quản lý kho, chiếm khoảng 55% tổng chi phí vận hành kho

Vì vậy, bằng cách tối ưu hóa quy trình này, bạn sẽ có thể giảm đáng kể chi phí đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng, hạn chế sự lộn xộn và giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

Nếu thực hiện tốt việc liên kết kho bãi trong quy trình quản lý kho hàng trên thì việc lấy hàng hoàn toàn không khó.

Hiện tại, có thể chia thành hai phương pháp lấy hàng: lấy hàng theo thứ tự và lấy hàng theo cụm.

Chọn theo cụm:

Nhân viên bán hàng kết hợp nhiều đơn hàng và xuất ra danh sách các mặt hàng có số lượng. Nhân viên kho sẽ lấy hàng theo số lượng, khi lấy xong sẽ chia thành từng đơn hàng. Phương thức lấy hàng này phù hợp với những cửa hàng có số lượng đơn hàng lớn, có thể hoàn thành nhiều đơn hàng cùng lúc. Quy trình quản lý kho đúng cách, an toàn

Lấy hàng theo đơn hàng:

Khi có đơn hàng, nhân viên bán hàng sẽ in đơn hàng và đưa cho nhân viên kho đến lấy hàng. Phương thức lấy hàng này phù hợp với cửa hàng thương mại nhỏ, có ít đơn hàng trong ngày.

Nếu bạn sử dụng phần mềm quản lý kho thì tính năng ghi chú điểm kho sẽ hỗ trợ bạn rất đắc lực trong quá trình quản lý kho.

Ví dụ sản phẩm A, khi bạn sắp xếp vào kho, bạn chỉ cần lưu lại vị trí của sản phẩm trong kho. Ví dụ “kệ B, hàng 3” hay đơn giản là “góc kho cạnh cửa”,… thì khi lấy hàng, bạn chỉ cần in packing list của đơn hàng cần hoàn thiện và nhận được đơn đặt hàng của bạn ngay lập tức. Vị trí của từng sản phẩm giúp bạn lấy hàng nhanh chóng. Quy trình quản lý kho đúng cách, an toàn

Bước 4: Đóng Gói và Giao Hàng

Đóng gói là bước tiếp theo trong quy trình quản lý hàng tồn kho, giúp bạn thu thập sản phẩm theo đơn đặt hàng sau khi chúng được lấy và sẵn sàng giao cho khách hàng. Điều này cần phải được xử lý một cách chính xác và cẩn thận để giảm sai sót và nhầm lẫn có thể dễ dàng dẫn đến việc trả lại hàng.

Quy định đóng gói có thể khác nhau giữa các cửa hàng, nhưng phải đáp ứng 2 mục đích quan trọng sau:

• Đảm bảo an toàn và hạn chế tối đa hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển
• Tối ưu hóa khối lượng gói hàng để giúp giảm chi phí giao hàng
• Sau khi đóng gói xong, bạn giao nó cho người giao hàng, tại thời điểm đó, mặt hàng được ghi là đã vận chuyển và ghi nợ vào kho.

Mời bạn đọc xem thêm Lý do nên coi ngày chuyển về nhà mới giúp gia chủ thịnh vượng

Bước 5: Hoàn thành hàng hóa – Quy trình quản lý kho

Tất nhiên, không người bán nào muốn thực hiện bước này, nhưng thực tế không thể tránh khỏi là vẫn sẽ có một tỷ lệ bồi hoàn nhất định.

Trả hàng là một quy trình tương đối phức tạp, tuy nhiên khi trả hàng cần tuân thủ một số nguyên tắc quản lý kho:

Khách hàng quay lại cần tuân thủ chính sách hoàn trả và nêu rõ những gì và lý do tại sao những lần hoàn trả này cũng cần được ghi lại cẩn thận để có thể thực hiện các điều chỉnh thích hợp nhằm giảm tỷ lệ hoàn trả. Quy trình quản lý kho đúng cách, an toàn

Có các quy định về đổi trả hàng như: nhập kho, tái chế, sửa chữa, tiêu hủy hoặc trả lại nhà sản xuất, v.v.

Việc bán hàng và trả lại hàng hóa bị trả lại cũng bị khấu trừ tương ứng.

Bước 6: Kiểm tra

Tìm kiếm hàng hóa là hoạt động cần được thực hiện thường xuyên, không thể chỉ một năm một lần hoặc khi phát hiện có vấn đề là tung hàng ra khỏi kho.

Bạn chỉ cần đảm bảo rằng kho hàng luôn được sắp xếp ngăn nắp và có quy trình kiểm kê hợp lý, việc kiểm kho sẽ được hoàn thành thuận lợi và nhanh chóng.

Với sự hỗ trợ của một phần mềm quản lý kho, việc kiểm kê hàng hóa sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Chỉ với một máy quét mã vạch, bạn có thể quét mã vạch trên từng sản phẩm để đếm số lượng tồn kho thực tế.

Sau khi kiểm đếm xong, bạn có thể thực hiện cân đối tồn kho để giúp số lượng tồn kho trên phần mềm cập nhật chính xác theo số lượng thực tế.

Bước 7: Thống kê và báo cáo hàng hóa tồn kho

Thống kê và báo cáo kho hàng sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện về quy trình quản lý kho hàng của mình.

Dưới đây là một số báo cáo kho cần phải có có thể giúp bạn đánh giá hiệu quả của việc quản lý kho và lập kế hoạch nhập và xuất kho phù hợp một cách kịp thời.

• Sổ Kho: quản lý thông tin xuất, nhập, tồn kho
• Báo cáo trên/dưới tiêu chuẩn: Xem các mặt hàng trong kho vượt quá hoặc dưới tiêu chuẩn để lên kế hoạch dỡ/nhập phù hợp.
• Báo cáo tồn kho: quản lý số lượng hàng hóa thất thoát, hư hỏng và nguyên nhân thất thoát.
• Tư vấn nhập khẩu: Các mặt hàng bán chạy nhất hoặc dưới mệnh giá.
• Báo cáo kho hàng: Theo dõi giá trị tồn kho cửa hàng, chi nhánh (nếu có)

Để quản lý số lượng nhập – xuất kho, bạn có thể quản lý bằng sổ sách hoặc excel nhưng đối với các cửa hàng bán lẻ thì phần mềm quản lý kho sẽ là trợ thủ đắc lực không thể thiếu giúp bạn tự động hóa quy trình quản lý kho.

Dịch vụ cho thuê kho xưởng uy tín chất lượng

Chuyển nhà Kiến Vàng tự hào là một trong những công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực dịch vụ cho thuê kho bãi lẻ và các dịch vụ liên quan như: Bốc xếp, dán tem, đóng gói, quản lý và phân phối hàng hóa. Quy trình quản lý kho đúng cách, an toàn

Với sứ mệnh phục vụ tốt và mang lại thật nhiều giá trị cho mọi người, Kiến Vàng luôn đứng trên quan điểm của khách hàng để lắng nghe và thấu hiểu để mà phục vụ. &Mang lại giá trị tốt nhấtCung cấp cho khách hàng các dịch vụ logistics bao gồm cho thuê kho bãi và mang lại lợi ích cho khách hàng, đây là sản phẩm cốt lõi của công ty chúng tôi.